DSLA GroningenEen studentenorganisatie runnen betekent veel ballen tegelijk hooghouden: commissievergaderingen, partnerschappen, evenementen en de constante uitdaging om leden op de hoogte en betrokken te houden. Voor de Decentralized Student Association (DSLA) aan de Rijksuniversiteit Groningen betekende evenementen organiseren vroeger dat informatie verspreid werd over Google Forms, Instagram, WhatsApp en Linktree, in de hoop dat de juiste mensen het juiste bericht op het juiste moment zagen.
Dat veranderde allemaal toen ze Orbi gingen gebruiken.
De uitdaging: evenementen verspreid over te veel platforms
Vóór Orbi vertrouwde de commissie van DSLA op een lappendeken van tools om inschrijvingen voor evenementen te beheren. Google Forms was de standaardoplossing, maar leden zover krijgen dat ze de formulieren ook echt vonden en invulden, was een uitdaging op zich.
De formulieren moesten op onze Linktree, onze Instagram en ook in WhatsApp. Het was gewoon lastig om te weten wie er kwam en wie niet.
— Tayna Andreeva, voorzitter, DSLA
Orbi vinden: alle functies die ze nodig hadden, gratis
Toen DSLA op zoek ging naar een betere oplossing, hadden ze een duidelijk verlanglijstje. Ze hadden een platform nodig voor het aanmaken van evenementen, het beheren van deelnemers, ticketverkoop (met ondersteuning voor ledenkortingen) en communicatie. Het liefst op één plek.
Orbi voldeed aan alle eisen.
We kwamen Orbi tegen, dat alle functies had die we echt wilden hebben.
Er was geen maatwerk of contractonderhandeling nodig. DSLA begon gewoon Orbi te gebruiken en had meteen alles wat ze nodig hadden.
Een officiëlere uitstraling
Een onverwacht voordeel is de professionaliteit die Orbi met zich meebrengt. Een eigen app die leden kunnen downloaden, laat DSLA gevestigder overkomen, zowel bij huidige als bij potentiële leden.
Vanuit de vereniging gezien is het wat officiëler, maar vanuit het perspectief van studenten en leden ook makkelijker in gebruik.
De resultaten: meer zichtbaarheid, minder administratie
Sinds DSLA Orbi gebruikt, zien ze tastbare verbeteringen in hun hele werking. De administratieve last van het beheren van meerdere platforms is verdwenen. Deelnemers bijhouden is eenvoudig. En de studentenorganisatie heeft nu één betrouwbaar kanaal om haar leden te bereiken.
Deel uitmaken van het wereldwijde netwerk van studentenverenigingen op Orbi heeft ook nieuwe deuren geopend: DSLA is zichtbaar buiten de eigen faculteit en staat in contact met andere studentenorganisaties over de hele wereld.
Wat staat DSLA te wachten
De ambities van DSLA reiken verder dan hun eigen faculteit. Met Orbi in hun gereedschapskist richten ze zich op het vergroten van hun bereik over de bredere campus van de Rijksuniversiteit Groningen en zelfs in de hele stad Groningen.
We hopen het te blijven gebruiken om onze zichtbaarheid te vergroten, niet alleen binnen onze faculteit, maar ook bij andere faculteiten van de universiteit en in de stad Groningen.