DSLA GroningenOpiskelijajärjestön pyörittäminen tarkoittaa monen asian yhtäaikaista hoitamista: toimikunnan kokouksia, kumppanuuksia, tapahtumia ja jatkuvaa haastetta pitää jäsenet ajan tasalla ja aktiivisina. Groningenin yliopiston Decentralized Student Associationille (DSLA) tapahtumien järjestäminen tarkoitti aiemmin tiedon levittämistä Google Formsiin, Instagramiin, WhatsAppiin ja Linktreehen siinä toivossa, että oikeat ihmiset näkisivät oikean viestin oikeaan aikaan.
Kaikki muuttui, kun he alkoivat käyttää Orbia.
Haaste: tapahtumat hajallaan liian monella alustalla
Ennen Orbia DSLA:n toimikunta hoiti tapahtumailmoittautumiset tilkkutäkkimäisellä työkaluyhdistelmällä. Google Forms oli vakiratkaisu, mutta jo jäsenten saaminen löytämään ja täyttämään lomakkeet oli oma haasteensa.
Lomakkeet piti laittaa Linktreehen, Instagramiin ja myös WhatsAppiin. Oli vain vaikea selvittää, kuka oli tulossa ja kuka ei.
— Tayna Andreeva, puheenjohtaja, DSLA
Orbi löytyi: kaikki tarvittavat ominaisuudet ilmaiseksi
Kun DSLA alkoi etsiä parempaa ratkaisua, heillä oli selkeä toivelista. He tarvitsivat alustan, jolla voi hoitaa tapahtumien luomisen, osallistujien hallinnan, lipunmyynnin (jäsenalennukset mukaan lukien) ja viestinnän. Mieluiten yhdessä paikassa.
Orbi täytti kaikki vaatimukset.
Löysimme Orbin, jossa oli kaikki tarvittavat ominaisuudet, joita todella halusimme.
Räätälöityä kehitystä ei tarvinnut tilata eikä sopimuksesta neuvotella. DSLA yksinkertaisesti alkoi käyttää Orbia, ja heillä oli heti kaikki tarvittava.
Virallisempi näkyvyys
Yksi odottamaton hyöty on ollut Orbin tuoma ammattimaisuuden tuntu. Oma sovellus, jonka jäsenet voivat ladata, saa DSLA:n vaikuttamaan vakiintuneemmalta sekä nykyisten että mahdollisten tulevien jäsenten silmissä.
Se on vähän virallisempi yhdistyksen näkökulmasta – mutta myös helpompi käyttää opiskelijan ja jäsenen näkökulmasta.
Tulokset: enemmän näkyvyyttä, vähemmän hallinnointia
Orbin käyttöönoton jälkeen DSLA on nähnyt konkreettisia parannuksia koko toiminnassaan. Useiden alustojen hallinnasta aiheutunut hallinnollinen työ on poistunut. Osallistujien seuranta on suoraviivaista. Ja opiskelijajärjestöllä on nyt yksi luotettava kanava jäsentensä tavoittamiseen.
Kuuluminen Orbin maailmanlaajuiseen opiskelijajärjestöjen verkostoon on myös avannut uusia ovia. Se on tuonut DSLA:lle näkyvyyttä oman tiedekunnan ulkopuolelle ja yhdistänyt sen muihin opiskelijajärjestöihin ympäri maailmaa.
Mitä seuraavaksi DSLA:lle
DSLA:n tavoitteet ulottuvat oman tiedekunnan ulkopuolelle. Orbi työkalupakissaan he keskittyvät laajentamaan tavoittavuuttaan koko Groningenin yliopiston kampukselle ja jopa laajemmin Groningenin kaupunkiin.
Toivomme voivamme jatkaa sen käyttöä näkyvyytemme lisäämiseen, ei vain omassa tiedekunnassamme vaan myös yliopiston muissa tiedekunnissa ja Groningenin kaupungissa.